La digitalización de documentos empresariales es un paso hacia la optimización de los procesos de trabajo. Convertir archivos en texto digital es importante porque permite que empleados, dueños de empresas, particulares y otros colaboren sin problemas.
Sin embargo, escribir manualmente cada palabra de los documentos comerciales es un proceso largo y agotador. Por eso, debemos buscar herramientas con capacidades de OCR que puedan extraer texto automáticamente de las capturas de documentos y evitar el trabajo humano y los errores.
En esta publicación se pretende responder de forma exhaustiva el por qué y el cómo de convertir un documento empresarial en formato digital. Intentaremos cubrir cada aspecto en detalle para que no se pierda ningún detalle.
¿Por qué convertir documentos comerciales en formularios digitales?
A continuación, mencionamos algunas razones por las que es beneficioso convertir documentos comerciales en formularios digitales y editables.
- Organización mejorada de la información
Si tiene archivos impresos por todas partes, ¿cómo podrá encontrar información crucial cuando la necesite?
La conversión de documentos empresariales a texto digital mejora significativamente la capacidad de búsqueda de datos, ya que los procesos informáticos son mucho más rápidos que los humanos. Esto permite una alta productividad, ya que no se pierde tiempo mientras se trabaja.
Entonces, por ejemplo, si usted es contador de una gran empresa, no necesita revisar toneladas de páginas para recordar la evaluación de activos del mes pasado o algo así.
Puede simplemente presionar el atajo de teclado CTRL + F mientras se desplaza por el archivo en MS Word, PDF o Chrome. Luego, escriba las palabras clave que está buscando para buscar instantáneamente la información relevante. Así de simple.
- Reducción de costes
La digitalización de documentos permite a las organizaciones reducir fácilmente sus costos de mantenimiento y almacenamiento. Ya no necesitan grandes archivos de documentos para mantener registros, ya que pueden digitalizar todo y colocarlo en la nube.
Pero, tal vez te preguntes, ¿los servicios en la nube no tienen también un coste para funcionar? Bueno, sí, pero el almacenamiento en la nube sigue siendo mucho más barato que tener una sala física para almacenar archivos y pagar los costes de alquiler.
Además, la digitalización también reduce la necesidad de imprimir y comprar papel, tinta y otros materiales relacionados, por lo que las empresas pueden marcar una gran diferencia en sus costes operativos a largo plazo.
- Colaboración y compartición sencillas
Cuando tienes archivos en tu dispositivo, te resulta más fácil colaborar con personas fuera de tu localidad.
Imagina que trabajas con una organización multinacional en la que necesitas enviar archivos de trabajo como informes de ventas, planes de marketing, etc., de un lado a otro. ¿Qué harás?
Si bien el envío de archivos por correo puede ser una posibilidad, esto no se recomienda en 2024. En primer lugar, es un inconveniente esperar unos días antes de que el correo llegue al destinatario. Y en segundo lugar, los procesos de trabajo tienden a ralentizarse mucho, lo que genera sobrecostes y excesos en los proyectos a gran escala.
Por eso, la mejor opción es digitalizar los documentos. Mantenga todo disponible para compartir y que la retroalimentación sea rápida y eficaz.
- Garantía de seguridad y respaldo de datos
Por último, pero no menos importante, convertir documentos comerciales en texto digital le permite controlar mejor la confidencialidad de los archivos.
Por supuesto, también se puede hacer lo mismo con los documentos físicos, pero habría que gastar sumas indeseadas en sistemas de seguridad, bóvedas de archivos, etc., cuya fabricación y mantenimiento requerirían grandes gastos.
En lugar de eso, digitalice los archivos y coloque mecanismos de seguridad en línea en el almacenamiento en la nube. Además, puede hacer copias de seguridad de los datos fácilmente cuando lo desee en sus discos duros físicos o externos, lo que garantiza que nunca perderá documentos importantes.
Sin embargo, también es habitual ser testigo de filtraciones y ataques a datos digitales. Por lo tanto, si está digitalizando su negocio, asegúrese de obtener ayuda de expertos en ciberseguridad para superar las vulnerabilidades del sistema.
¿Cómo digitalizar documentos empresariales?
Una vez respondida la pregunta “¿por qué?”, es hora de que aprendamos “cómo” digitalizar documentos comerciales.
- Utilice aplicaciones móviles
Lo mejor que puedes hacer es empezar a escanear documentos comerciales con tu teléfono móvil. Puedes hacerlo con la aplicación de conversión de fotos a texto o cualquier otra aplicación que te guste.
Con la aplicación de conversión de foto a texto de Prepostseo, puedes convertir tus documentos directamente en formato PDF. Para utilizar la aplicación, primero elige el tipo de archivo que quieres escanear:
A continuación, dirija la cámara hacia el documento que desea escanear o cargue un archivo ya guardado. Presione el botón de «marcar» para digitalizar fácilmente notas escritas a mano, recibos impresos, copias de informes anuales y mucho más.
Con aplicaciones móviles como prepostseo, tienes la comodidad de convertir documentos comerciales en texto digital desde cualquier lugar. De esta forma, no siempre estás limitado a tu oficina para realizar actividades relacionadas con el trabajo.
Como podemos observar, el procedimiento de digitalización de documentos empresariales con la aplicación móvil seleccionada fue un éxito.
- Aproveche las herramientas en línea
Otro método para convertir documentos comerciales en texto digital es mediante el uso de herramientas en línea. La mayoría de ellas cuentan con la última tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), pero no saber dónde encontrar una herramienta puede convertirse en una molestia.
Por lo tanto, para evitar esta situación, probamos varias herramientas en línea, pero terminamos decidiéndonos por Imagetotext.io. No solo es una opción más confiable y precisa, sino que también tiene una interfaz de usuario elegante, lo que la hace fácil de usar.
A modo de ejemplo, digitalizamos un papel que tenía escrito en él el texto de la impresora predeterminada (ver la imagen de arriba). El procedimiento fue sencillo y cómodo, ya que trasladamos el archivo del documento a la interfaz de la herramienta e inmediatamente comenzamos el proceso.
Como podemos observar, la herramienta funciona correctamente, por lo que puede ser recomendada para profesionales de empresas que realizan sus tareas diarias de digitalización.
- Utilice software con OCR integrado
Por último, tenemos la suite Adobe Acrobat para convertir documentos comerciales en texto digital. Las últimas versiones del software vienen con capacidades de OCR integradas. Esto permite a los usuarios hacer que el contenido de sus imágenes sea editable, actualizable y almacenable.
Para utilizar la herramienta, es necesario disponer de una licencia de Adobe Creative Cloud. Si esto no te parece muy cómodo, siempre puedes recurrir al método 1 o 2.
Sin embargo, la funcionalidad del software pago es súper precisa, algo que los profesionales de negocios desean para tener confiabilidad en la realización de sus tareas diarias.
Para la demostración, reutilizaremos la imagen de texto de la impresora de muestra . Veamos qué resultados obtenemos del software de Adobe:
Como es evidente, podemos convertir nuestro documento comercial en texto digital simplemente importando el archivo de imagen al software.
Palabras finales
Esta publicación analizó la importancia de convertir documentos comerciales en texto digital, destacando beneficios como una mejor organización de la información, reducción de costos, fácil colaboración y seguridad de los datos.
El uso de aplicaciones móviles, herramientas en línea o software con OCR integrado facilita el proceso de digitalización, garantizando precisión y confiabilidad.
Al adoptar la transformación digital, las organizaciones pueden optimizar el flujo de trabajo, mejorar la productividad y proteger la información crítica.
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