Cuando su empresa no cobra a tiempo es muy probable que enfrente problemas de liquidez. La falta de liquidez le traerá problemas de atrasos con sus suplidores o recurrirá a financiamiento bancario donde tendrá que pagar dinero en intereses.
En la actualidad una gran cantidad de empresas tienen problemas en este departamento. Muchas porque no cuentan con el personal idóneo y otras porque no tienen políticas y procedimientos claros de cómo realizar cobros efectivos.
10 consejos para hacer cobros eficientes:
Análisis del crédito: analice cuidadosamente a su cliente, haga una depuración minuciosa de la capacidad de pago, tiempo en el mercado, historial crediticio, busque referencias comerciales, personales y bancarias. Pida los estados financieros y utilice los burós de créditos disponibles en el mercado.
Contrate a un profesional en cobros: cobrar es una tarea muy compleja y usted debe ser muy cuidadoso en elegir esa persona. Contrate un empleado con las competencias y habilidades necesarias para que sus clientes paguen y siempre queden contentos con la empresa.
Política de cobros: establezca reglas claras en este departamento. Donde cada crédito este documentado correctamente y se sigan las instrucciones de lugar. Si usted paga comisiones hágalo cuando se haya cobrado la cuenta totalmente.
Manual de procedimientos: ponga en claro cuáles son los pasos a seguir para hacer un cobro eficiente. La gran mayoría de empresa no cuentan con manuales que le indique a la persona que ocupa el cargo hacerlo correctamente.
Documentos: existen muchos formularios que usa este departamento, las cartas, las comunicaciones formales, los contratos, los pagarés, etc.
Cuentas incobrables: tenga mucho cuidado cuando un cliente cae en esta categoría. A veces recibimos las señales, pero no le damos importancia. Un buen ejemplo de esto ocurre cuando el cliente se atrasa continuamente y a veces nos entrega cheque futurista. Se recomienda en este caso pasar la cuenta al departamento legal o contratar empresas de cobros compulsivos.
El Factoring: es una herramienta muy utilizada por las pequeñas y medianas empresas para financiar sus cuentas por cobrar y obtener ese dinero inmediatamente a cambio de un porcentaje del cobro. Es muy utilizado cuando la empresa tiene poca solvencia o liquidez.
Aviso: muchos cobros no son eficiente por la falta de comunicación y seguimiento al cliente. algunas veces funcionan las llamadas telefónicas y las cartas informándole al cliente de su pago.
Organización: el departamento de cobro debe estar bien organizado, con información actualizada del cliente y con los documentos de soporte que le permitirían cobrar cualquier factura rápidamente. Muchas facturas dejan de cobrarse por estar mal documentada.
Seguimiento: el monitoreo y la supervisión son importante en el manejo de los clientes. Muchos pagos se pierden por la falta de seguimiento de la persona responsable en este departamento.
El autor es asesor de la empresa de consultoría y capacitación REPSAPInternational, SRL. 809-583-7254, Santiago y todo el Cibao. www.repsapinternational.com
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