Cuando su empresa no cobra a tiempo es muy probable que enfrente problemas de liquidez. La falta de liquidez le traerá problemas de atrasos con sus suplidores o recurrirá a financiamiento bancario donde tendrá que pagar dinero en intereses.
En la actualidad una gran cantidad de empresas tienen problemas en este departamento. Muchas porque no cuentan con el personal idóneo y otras porque no tienen políticas y procedimientos claros de cómo realizar cobros efectivos.
10 consejos para hacer cobros eficientes:
Análisis del crédito: analice cuidadosamente a su cliente, haga una depuración minuciosa de la capacidad de pago, tiempo en el mercado, historial crediticio, busque referencias comerciales, personales y bancarias. Pida los estados financieros y utilice los burós de créditos disponibles en el mercado.
Contrate a un profesional en cobros: cobrar es una tarea muy compleja y usted debe ser muy cuidadoso en elegir esa persona. Contrate un empleado con las competencias y habilidades necesarias para que sus clientes paguen y siempre queden contentos con la empresa.
Política de cobros: establezca reglas claras en este departamento. Donde cada crédito este documentado correctamente y se sigan las instrucciones de lugar. Si usted paga comisiones hágalo cuando se haya cobrado la cuenta totalmente.
Manual de procedimientos: ponga en claro cuáles son los pasos a seguir para hacer un cobro eficiente. La gran mayoría de empresa no cuentan con manuales que le indique a la persona que ocupa el cargo hacerlo correctamente.
Documentos: existen muchos formularios que usa este departamento, las cartas, las comunicaciones formales, los contratos, los pagarés, etc.
Cuentas incobrables: tenga mucho cuidado cuando un cliente cae en esta categoría. A veces recibimos las señales, pero no le damos importancia. Un buen ejemplo de esto ocurre cuando el cliente se atrasa continuamente y a veces nos entrega cheque futurista. Se recomienda en este caso pasar la cuenta al departamento legal o contratar empresas de cobros compulsivos.
El Factoring: es una herramienta muy utilizada por las pequeñas y medianas empresas para financiar sus cuentas por cobrar y obtener ese dinero inmediatamente a cambio de un porcentaje del cobro. Es muy utilizado cuando la empresa tiene poca solvencia o liquidez.
Aviso: muchos cobros no son eficiente por la falta de comunicación y seguimiento al cliente. algunas veces funcionan las llamadas telefónicas y las cartas informándole al cliente de su pago.
Organización: el departamento de cobro debe estar bien organizado, con información actualizada del cliente y con los documentos de soporte que le permitirían cobrar cualquier factura rápidamente. Muchas facturas dejan de cobrarse por estar mal documentadas.
Seguimiento: el monitoreo y la supervisión son importantes en el manejo de los clientes. Muchos pagos se pierden por la falta de seguimiento de la persona responsable en este departamento.
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