«Este año mis ventas han aumentado considerablemente, pero las cuentas por cobrar también; tengo problemas de liquidez porque lo que he vendido está en la calle y no he podido recibir los pagos». Quizás este sea tu caso.
En la actualidad, un gran número de organizaciones enfrenta serias dificultades en sus departamentos de cobros. Muchas de ellas carecen del personal idóneo, mientras que otras no cuentan con políticas y procedimientos claros para realizar una gestión efectiva. Cuando una empresa no cobra a tiempo, es muy probable que enfrente problemas de liquidez, lo que a su vez provoca retrasos con los suplidores o la necesidad de recurrir a financiamientos bancarios que generan altos costos por intereses.
A continuación, compartimos 10 consejos clave para lograr cobros eficientes:
- Análisis del crédito: Analice cuidadosamente a su cliente. Realice una depuración minuciosa de su capacidad de pago, tiempo en el mercado e historial crediticio. Solicite estados financieros, consulte los burós de crédito disponibles y verifique referencias comerciales, personales y bancarias.
- Contrate a un profesional en cobros: Cobrar es una tarea compleja que requiere un perfil muy específico. Asegúrese de seleccionar personal con las competencias y habilidades comunicativas necesarias para que los clientes paguen y, al mismo tiempo, mantengan una excelente relación con la empresa.
- Política de cobros: Establezca reglas claras y estructuradas en este departamento. Cada crédito debe estar correctamente documentado y alineado con los procesos institucionales.
- Manual de procedimientos: Documente de forma explícita los pasos a seguir para ejecutar un cobro eficiente. La gran mayoría de las empresas fallan porque no cuentan con manuales que guíen al personal a realizar su labor de manera correcta y estandarizada.
- Formalización de documentos: Asegure el uso correcto de los soportes legales y administrativos que utiliza el departamento, tales como cartas, comunicaciones formales, contratos y pagarés.
- Gestión de cuentas incobrables: Preste atención a las señales de alerta antes de que un cliente caiga en default. Los retrasos continuos y la entrega de cheques con fecha futura son indicadores de riesgo.
- El Factoring: Esta es una herramienta financiera sumamente útil para que las pequeñas y medianas empresas financien sus cuentas por cobrar. Permite obtener liquidez inmediata cediendo las facturas a cambio de un porcentaje, siendo una excelente alternativa cuando la empresa presenta tensiones en su flujo de caja.
- Aviso y comunicación previa: Muchos cobros pierden efectividad por la falta de comunicación y seguimiento oportuno. Implementar recordatorios preventivos mediante llamadas telefónicas o cartas informando la proximidad del vencimiento genera excelentes resultados.
- Organización departamental: El área de cobros debe operar de manera interna impecable, con información actualizada de los clientes y con todos los documentos de soporte disponibles.
- Seguimiento continuo: El monitoreo constante y la supervisión son vitales en la gestión de la cartera de clientes. El autor es asesor de la empresa de consultoría y capacitación REPSAP International, SRL. Santiago y la región del Cibao.
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